Положення про загальний відділ

     

ПОЛОЖЕННЯ
про загальний відділ виконавчого апарату районної ради


1. Загальні засади

1.1    Загальний відділ є структурним підрозділом виконавчого апарату районної ради.
1.2    Відділ створюється для організаційно-технічного забезпечення діяльності голови районної ради та виконавчого апарату районної ради.
1.3    Відділ утворюється рішенням сесії районної ради і підпорядковується безпосередньо голові, заступнику голови районної ради, заступнику керівника виконавчого апарату, керуючому справами.
1.4    Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, Постановами Верховної Ради України, указами і розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, положенням про виконавчий апарат Шаргородської районної ради, розпорядженнями голови районної ради та цим положенням, а також правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.
1.5    Діяльність відділу здійснюється на основі перспективних, поточних планів роботи, погоджених з заступником керівника виконавчого апарату, керуючим справами.
1.6    Відділ при вирішенні питань, які належать до його компетенції, взаємодії з відділами, управліннями та службами райдержадміністрації, органами місцевого самоврядування, об’єднаннями громадян і при необхідності координує роботу сільських та міської рад.
1.7    Структура, чисельність працівників і штатний розпис відділу встановлюється за поданням голови районної ради сесією районної ради.
1.8    Положення про відділ затверджується головою районної ради.

ІІ. Структура

2.1    Відділ очолює начальник, який призначається на посаду та звільняється з посади головою районної ради в установленому порядку.
2.2    У своїй діяльності відділ підпорядкований голові районної ради, заступнику голови районної ради, заступнику керівника виконавчого апарату, керуючому справами.
2.3    Працівники відділу призначаються на посаду головою районної ради з додержанням вимог, Закону  України „Про службу в органах місцевого самоврядування”.

ІІІ. Начальник відділу

3.1    Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань, забезпечує виконання плану роботи районної ради з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
3.2    Планує роботи відділу, визначає завдання і розподіляє обов’язки між працівниками відділу, аналізує результати їх роботи і вживає заходи щодо підвищення ефективності і діяльності відділу. Забезпечує підвищення ділової кваліфікації працівників відділу.
3.3    Вносить подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, їх заохочення і покладання на них стягнень.
3.4    Забезпечує дотримання правил внутрішнього розпорядку, трудової дисципліни.
3.5    Координує взаємодію відділу з відділом організаційного забезпечення діяльності ради.
3.6    Організовує розробку проектів рішень ради, забезпечую підготовку розпоряджень голови районної ради та інших службових документів з питань, віднесених до компетенцій відділу.
3.7    Здійснює контроль за дотриманням у виконавчому апараті районної ради вимог щодо ведення діловодства. Надає методичну допомогу з даних питань.
3.8    Здійснює в межах компетенції матеріально-технічне забезпечення діяльності керівництва районної ради, працівників виконавчого апарату.
3.9    Забезпечує дотримання єдиного порядку реєстрації, опрацювання проходження випуску та зберігання вхідних та вихідних службових документів.
3.10    Організовує проведення поточних та капітальних ремонтів приміщення районної ради.
3.11    Укладає договори та інші правові угоди, пов’язані з виконанням покладених   на  відділ обов’язків, з наступним затвердженням їх головою районної ради.

ІV. Головні завдання і функції відділу

4.1    Відділ створюється для організаційно-технічного забезпечення діяльності голови районної ради та виконавчого апарату з таких основних напрямів:
4.1.1    Документаційне забезпечення діяльності районної ради.
4.1.2    Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у виконавчому апараті районної ради.
4.1.3    Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання службових документів виконавчого апарату районної ради.
4.1.4    Забезпечення своєчасного розгляду заяв, пропозицій та скарг громадян з особистих проблем, з питань діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств всіх форм власності, організацій, установ та інших юридичних осіб.
4.1.5    Забезпечення належної організації особистого прийому громадян головою районної ради та його заступником.
4.1.6    Здійснення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян.
4.1.7    Ведення архівної справи у виконавчому апараті районної ради.
4.1.8    Надання методичної допомоги сільським та міській радам в організації роботи з ведення діловодства.
4.1.9    Надання методичної допомоги сільським та міській радам в організації роботи із зверненнями і особистого прийому громадян.
4.1.10    Проведення аналізу письмових і усних звернень громадян, підготовка матеріалів та регулярне інформування керівництва районної ради про стан цієї роботи.
4.2    Відділ відповідно до покладених на нього обов’язків:
4.2.1    Організовує і здійснює ведення діловодства у виконавчому апараті районної ради. Розглядає і вносить на розгляд голови районної ради проект інструкції з питань діловодства у виконавчому апараті районної ради.
4.2.2    Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, оперативний пошук документів, видачу інформації стосовно строків їх проходження.
4.2.3    Здійснює підготовку до випуску розпоряджень голови районної ради, інших документів, їх реєстрацію. У необхідних випадках за дорученням голови, районної ради видає копії, виписки і довідки з прийнятих документів.
4.2.4    Забезпечує спільно з відділом організаційного забезпечення діяльності ради підготовку засідань президій районної ради, інших дорадчих органів, а також заходів, які проводяться головою районної ради.
4.2.5    Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилку документів виконавчого апарату районної ради.
4.2.6    Доводить у визначені строки до відповідних управлінь, відділів, інших служб райдержадміністрації, сільських та міської ради, підприємств всіх форм власності, організацій та установ розпорядження голови районної ради, документи районної ради згідно із списком розсилки.
4.2.7    Забезпечує технічний контроль за строками виконання документів і систематично інформує керівництво районної ради про хід  їх виконання.
4.2.8    Складає зведену номенклатуру справ виконавчого апарату районної ради. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, які утворюються в діяльності виконавчого апарату районної ради, для передачі на державне зберігання.
4.2.9    Забезпечує реєстрацію звернень громадян.
4.2.10     Інформує керівництво районної ради про зміст звернень громадян, готує необхідні матеріали для своєчасного та правильного їх розгляду.
4.2.11     Проводить консультації  та роз’яснення для громадян, які виявили бажання звернутись (або звернулися) на особистий прийом, про порядок вирішення проблем.
4.2.12     Організовує прийом громадян головою районної ради та його заступником.
4.2.13     Забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв, скарг громадян, які  надійшли на ім’я голови, його заступника, заступника голови по виконавчому апарату, керуючого справами  районної ради.
4.2.14    За дорученням голови, заступника голови районної ради направляє відділам і управлінням райдержадміністрації, сільським та міській радам для розгляду заяви і скарги громадян.
4.2.15    Отримує від відділів і управлінь райдержадміністрації, сільських та міської рад, підприємств, організацій і установ інформації (довідка - пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.
4.2.16    Здійснює контроль за своєчасним вирішенням питань, поставлених у заявах і скаргах громадян, які направлені на розгляд відділам і управлінням райдержадміністрації, сільським та міській радам, підприємствам, організаціям, установам.
4.2.17    Організовує за дорученням керівництва районної ради в необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян.
4.2.18    Перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв та скарг, організації особистого прийому громадян та інформує з цих питань керівництво районної ради.
4.2.19    Здійснює контроль за виконанням розпоряджень голови районної ради.
4.2.20    Веде облік громадян, що побували на прийомі, доручень, даних керівництвом районної ради з цих питань, контролює їх виконання.

4.2.21    Забезпечує підготовку та подання керівництву районної ради інформації про факти порушення виконавчої дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян.
4.2.22    Вивчає пропозиції, заяви і скарги, причини, що їх породжують, інформує про результати аналізу керівництво районної ради.
4.2.23    Здійснює опрацювання проектів розпоряджень голови районної ради в межах своєї компетенції.
4.2.24    Організовує роботу архіву виконавчого апарату районної ради. Бере участь у проведенні експертизи практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ.
4.2.25    Здійснює контроль за правильністю користування документами у виконавчому апараті районної ради, готує довідки, інформації з питань діловодства.
4.2.26    Вдосконалює форми і методи роботи з документами, із врахуванням застосування оргтехніки та засобів обчислювальної техніки.
4.2.27    Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, готує методичні матеріали щодо удосконалення роботи з документами.